Actadeck BY N-XT
EINSATZDOKUMENTATION

Digitale Einsatzdokumentation.
Auch ohne Netz.

Dokumentieren Sie Einsätze und Hilfeleistungen direkt vor Ort auf dem Tablet mit eigenen Formularen – unabhängig vom Mobilfunkempfang. Actadeck führt anschließend alle erfassten Meldungen zentral zusammen.

Digitale Dokumentation live ansehen
VOR ORT

Direkt vom Einsatz in die digitale Dokumentation.

In vielen Organisationen gehören Einsatzberichte auf Papier, handschriftliche Notizen oder nachträglich ausgefüllte Excel-Tabellen zum Alltag. Dadurch müssen Informationen mehrfach übertragen werden, Unterlagen liegen an unterschiedlichen Orten und die spätere Auswertung wird aufwendig.

Mit Actadeck hingegen erfassen Sie Ihre Einsatzdokumentation direkt dort, wo sie entsteht. Die mobile App stellt die benötigten Formulare auf dem Tablet bereit und funktioniert auch ohne Internetverbindung.

Sobald wieder eine Internetverbindung verfügbar ist, werden die erfassten Meldungen automatisch mit dem Admin-Portal synchronisiert.

Actadeck Mobile App: Einsatzformular auf dem Tablet

Direkt vor Ort dokumentieren

Einsätze, Hilfeleistungen und weitere Vorgänge können direkt auf dem mobilen Gerät erfasst werden.

Ohne Netz weiterarbeiten

Formulare, Entwürfe und Meldungen sind auch ohne Mobilfunk- oder WLAN-Verbindung verfügbar.
Mehr über Offline-Formulare

Zentral zusammenführen

Eingegangene Meldungen im Portal durchsuchen, filtern und für Auswertungen exportieren.
ANWENDUNGSBEISPIELE

Vom Einsatzbericht
bis zum Wachbuch.

Da nicht jede Organisation ihre Einsätze auf dieselbe Weise dokumentiert, gibt Actadeck keine festen Formulare vor. Aus diesem Grund gibt Actadeck keine festen Formulare vor. Sie können die Erfassung stattdessen an Ihre Abläufe und Anforderungen anpassen.

Einsatz- und Hilfeleistungsmeldungen

Art des Einsatzes, Zeitpunkt, Ort, beteiligte Einheiten, durchgeführte Maßnahmen und weitere Angaben direkt auf dem Tablet festhalten.

Einsatzdaten · Maßnahmen · Fotos · Standort

Digitales Wachbuch

Vorkommnisse, Tätigkeiten, Übergaben und besondere Ereignisse während des Wachbetriebs strukturiert dokumentieren.

Wachbetrieb · Ereignisse · Übergaben

Lagemeldungen

Beobachtungen und Lageinformationen mit Zeitstempel, Standort und ergänzenden Fotos erfassen und nach der Synchronisation zentral bereitstellen.

Lageinformationen · GPS · Fotos

Übungen und Ausbildung

Übungsabläufe, Teilnahmen und Ergebnisse dokumentieren und für die spätere Nachbereitung zusammenführen.

Übungsberichte · Teilnahmen · Nachweise

Fahrzeug- und Gerätechecks

Prüfungen und Sichtkontrollen vor oder nach einem Einsatz direkt am Fahrzeug oder Gerät durchführen.

Checklisten · Schäden · Unterschriften

SO FUNKTIONIERT ES

Ihre Einsatzformulare.
Ihr Ablauf.

  1. 01
    ADMIN · PORTAL

    Formulare selbst erstellen

    Erstellen Sie im Admin-Portal die Formulare, die Ihre Organisation benötigt. Mit dem Formular-Designer lassen sich unterschiedliche Feldtypen, Pflichtangaben und bedingte Inhalte kombinieren. Bestehende Papierformulare oder Tabellen können dabei als Vorlage dienen.
  2. 02
    ADMIN · ROLLOUT

    Auf die vorgesehenen Geräte verteilen

    Geben Sie Formulare frei und verteilen Sie sie gezielt auf die Tablets Ihrer Wachen, Fahrzeuge oder Einheiten. Durch die Versionierung lassen sich Änderungen kontrolliert bereitstellen, ohne bestehende Entwürfe zu überschreiben.
  3. 03
    EINSATZKRAFT · VOR ORT

    Im Einsatz offline dokumentieren

    Die Formulare stehen in der nativen Mobile App zur Verfügung. Informationen können direkt während des Einsatzes oder anschließend erfasst werden. Auch ohne Netz bleiben die benötigten Formulare verfügbar. Erfasste Daten werden lokal verschlüsselt gespeichert.
  4. 04
    LEITUNG · PORTAL

    Meldungen zentral auswerten

    Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, synchronisiert Actadeck die Daten automatisch. Im Admin-Portal lassen sich eingegangene Meldungen suchen, filtern und für die weitere Verarbeitung nach Excel oder CSV exportieren.
MOBILE ERFASSUNG

Mehr als Text und Checkboxen.

Einsatzdokumentation umfasst häufig mehr als einen einfachen Bericht. Mit Actadeck lassen sich unterschiedliche Informationen direkt in einem digitalen Formular erfassen.

  • Fotos

    Situationen, Schäden oder Besonderheiten dokumentieren.

  • GPS-Standort

    Den Ort einer Meldung erfassen.

  • Unterschriften

    Angaben direkt auf dem Display bestätigen lassen.

  • Zeit- und Datumsangaben

    Zeitpunkte strukturiert festhalten.

  • Bedingte Felder

    Nur die Angaben anzeigen, die für die jeweilige Situation relevant sind.

  • Pflichtfelder

    Erforderliche Informationen bereits bei der Eingabe berücksichtigen.

Die Formulare können an die jeweiligen Dokumentationsanforderungen angepasst werden.

Actadeck Admin-Portal: erfasste Meldung im Detail
AUS DER PRAXIS

Nicht am Whiteboard erfunden.

Actadeck entstand aus einem Digitalisierungsprojekt einer Hilfsorganisation. Ziel war es, bestehende Dokumentationsprozesse von Papier und Tabellen auf eine gemeinsame digitale Plattform zu bringen.

2025 wurde der erste Prototyp entwickelt. Seit Juni 2026 wird Actadeck bei der DLRG Radolfzell produktiv für die Einsatz- und Fahrtenbuchdokumentation eingesetzt.

Die Erfahrungen aus der praktischen Nutzung fließen in die Weiterentwicklung der Plattform ein.

ABGRENZUNG

Dokumentation statt komplexer Einsatzführung.

Actadeck konzentriert sich auf die strukturierte Erfassung und Verwaltung von Dokumentationsdaten.

Keine Einsatzleitsoftware. Die Plattform ist keine Software für Alarmierung, taktische Lageführung oder Einsatzkoordination.

Stattdessen können Organisationen ihre bestehenden Dokumentationsprozesse mit eigenen Formularen digital abbilden – ohne auf ein fest vorgegebenes Wachbuch oder einen bestimmten Einsatzbericht beschränkt zu sein.

Eine Plattform für weitere Aufgaben.

Neben der eigentlichen Einsatzdokumentation können Sie mit Actadeck auch Fahrtenbücher, Geräteprüfungen, Materialausgaben und weitere Nachweise verwalten. So müssen nicht für jeden Dokumentationsprozess unterschiedliche Anwendungen eingeführt werden.

Weitere Einsatzbereiche entdecken
SICHERHEIT & BETRIEB

Sensible Dokumentation braucht
kontrollierbare Datenwege.

Bei der Einsatzdokumentation können personenbezogene und andere sensible Informationen entstehen. Deshalb bietet Actadeck technische Schutzmaßnahmen und unterschiedliche Betriebsmodelle.

Verschlüsselt

Die lokale Datenbank der Mobile App ist verschlüsselt. Auch die Datenübertragung erfolgt über verschlüsselte Verbindungen.

Rollen & Audit-Log

Rollen und Berechtigungen steuern den Zugriff im Admin-Portal. Relevante Aktionen werden im Audit-Log protokolliert.

SaaS oder eigene Instanz

Für den Betrieb stehen eine betreute SaaS-Lösung mit Hosting in Europa oder eine eigene Instanz zur Verfügung.
Mehr zu Sicherheit, Datenschutz & Hosting
HÄUFIGE FRAGEN

Fragen zur digitalen Einsatzdokumentation

Ja. Die benötigten Formulare werden vorab auf dem Gerät bereitgestellt. Einsätze und Meldungen können anschließend auch ohne Mobilfunk oder WLAN dokumentiert werden. Sobald wieder eine Verbindung besteht, erfolgt die Synchronisation automatisch.

Bestehende Papierformulare, PDFs und Tabellen können als Vorlage dienen und mit dem Formular-Designer digital nachgebildet werden. Dabei lassen sich auch zusätzliche Eingabefelder, Fotos oder Unterschriften integrieren.

Ja. Formulare lassen sich gezielt auf bestimmte Geräte und Einheiten verteilen. Dadurch können beispielsweise Wasserrettung, Bereitschaften oder unterschiedliche Fahrzeugtypen mit jeweils passenden Formularen arbeiten.

Ja. Im Admin-Portal werden synchronisierte Meldungen zentral zusammengeführt. Sie können gesucht, gefiltert und nach Excel oder CSV exportiert werden.

Nein. Actadeck ist auf mobile Formulare und strukturierte Dokumentation ausgerichtet. Für Alarmierung, taktische Einsatzführung oder umfassende Lageführung sind spezialisierte Einsatzleitsysteme vorgesehen.

Ja. Sie können zunächst ausgewählte Formulare und Geräte einsetzen und die Nutzung anschließend auf weitere Einheiten oder Dokumentationsprozesse ausweiten.

Weitere Antworten finden Sie in den häufigen Fragen zu Actadeck.

Ihre Einsatzdokumentation. Digital und offline.

Sehen Sie, wie sich Ihre bestehenden Einsatzformulare mit Actadeck auf Tablets bringen und die erfassten Meldungen zentral auswerten lassen. Gerne zeigen wir Ihnen die Plattform anhand konkreter Anwendungsfälle aus Ihrem Organisationsalltag.

Digitale Dokumentation live ansehen