Offline-Formulare
für mobile Teams.
Erfassen Sie Daten direkt vor Ort – auch ohne Mobilfunk- oder WLAN-Verbindung. Mit Actadeck erstellen Sie eigene digitale Formulare, verteilen diese auf mobile Geräte und führen die erfassten Meldungen anschließend zentral im Portal zusammen.
Arbeiten, auch wenn das Netz nicht mitspielt.
Mobile Arbeit findet nicht immer an Orten mit stabiler Internetverbindung statt. Auf dem Wasser, auf Baustellen, in Hallen, Kellern oder unterwegs kann die Mobilfunkverbindung schwach sein oder ganz ausfallen.
Mit Actadeck stehen die benötigten Formulare direkt auf dem mobilen Gerät zur Verfügung. Einträge können offline erfasst und zwischengespeichert werden. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisiert die App die Daten automatisch.
Formulare auf dem Gerät
Offline erfassen
Automatisch synchronisieren
Von Ihrem Formular zur mobilen Erfassung.
Ihre bestehenden Abläufe müssen nicht an eine vorgegebene Standard-App angepasst werden. Mit Actadeck erstellen Sie die Formulare, die zu Ihrem Prozess passen.
-
01ADMIN · PORTAL
Formular erstellen
Erstellen Sie Ihr digitales Formular im Admin-Portal. Dank unterschiedlicher Feldtypen und Bedingungen können Sie sowohl einfache Checklisten als auch umfangreichere Dokumentationsformulare erstellen. -
02ADMIN · ROLLOUT
Auf Geräte verteilen
Sie können eine Formularversion freigeben und sie gezielt auf den vorgesehenen mobilen Geräten bereitstellen. Dabei muss nicht jedes Gerät dieselben Formulare erhalten. -
03TEAM · VOR ORT
Offline ausfüllen
Die mobile App hält die benötigten Formulare lokal bereit. So kann das Team vor Ort weiterarbeiten, auch wenn Mobilfunk oder WLAN nicht verfügbar sind. -
04LEITUNG · PORTAL
Zentral auswerten
Nach der Synchronisation sind die eingegangenen Meldungen im Admin-Portal verfügbar. Sie können dort gesucht, gefiltert und für die weitere Verarbeitung exportiert werden.
Mehr als ein Formular im Browser.
Ein Online-Formular funktioniert gut, solange eine Internetverbindung vorhanden ist. Für mobile Prozesse reicht das jedoch häufig nicht aus.
Actadeck nutzt deshalb eine native Mobile App. Formulare und Entwürfe werden auf dem Gerät gespeichert und bleiben auch bei unterbrochener Verbindung verfügbar.
Das macht Actadeck besonders für Abläufe interessant, bei denen eine zuverlässige Dokumentation vor Ort erforderlich ist – unabhängig von der aktuellen Netzabdeckung.
Formulare für
Ihren Arbeitsalltag.
Actadeck ist nicht auf einen einzelnen Formulartyp beschränkt. Unterschiedliche Prozesse können auf derselben Plattform abgebildet werden.
Checklisten & Prüfungen
Einsatz- & Ereignisdokumentation
Fahrten & Fahrzeuge
Übergaben & Abnahmen
Außendienst & Ortsbesichtigungen
Material & Ausgabe
Fotos, Unterschriften und Standort direkt im Formular.
Mobile Formulare können mehr erfassen als Text und Checkboxen. So können Informationen unmittelbar dort dokumentiert werden, wo sie entstehen.
Je nach Formular lassen sich unter anderem …
-
Fotos direkt aufnehmen und einer Meldung zuordnen
-
Unterschriften auf dem Display erfassen
-
GPS-Standorte übernehmen
-
Auswahlfelder und Checklisten verwenden
-
Pflichtfelder definieren
-
bedingte Inhalte abhängig von Eingaben anzeigen
Formulare selbst erstellen und ändern.
Wenn sich ein Prozess ändert, sollte dafür keine neue App entwickelt werden müssen.
Im Formular-Designer erstellen und bearbeiten Sie Formulare selbst. Änderungen werden als neue Version vorbereitet, freigegeben und anschließend gezielt auf die vorgesehenen Geräte verteilt.
Dabei bleiben laufende Prozesse und bestehende Formularversionen nachvollziehbar.
Für Tablets optimiert. Auch mobil einsetzbar.
Die Mobile App ist für die tägliche Arbeit auf Tablets optimiert. Damit steht ausreichend Platz für umfangreichere Formulare, Fotos und Unterschriften zur Verfügung.
Je nach Einsatzszenario kann Actadeck auch auf unterstützten Smartphones genutzt werden.
Auf Wunsch lässt sich die Mobile App optisch an Ihre Organisation anpassen.
Offline bedeutet
nicht unkontrolliert.
Auch bei der lokalen Datenerfassung bleibt der Schutz der Daten wichtig.
Verschlüsselt
Rollen & Audit-Log
SaaS oder eigene Instanz.
Nicht jede Organisation hat dieselben Anforderungen an Datenhaltung und IT-Betrieb.
Actadeck kann als betreute SaaS-Lösung mit Hosting in Europa oder als eigene Instanz betrieben werden – beispielsweise in Ihrer Infrastruktur oder bei einem Hoster Ihrer Wahl.
Damit lässt sich das Betriebsmodell an Ihre technischen und organisatorischen Anforderungen anpassen.
Wann sind Offline-Formulare sinnvoll?
Offline-fähige Formulare sind besonders hilfreich, wenn …
- mobile Teams regelmäßig außerhalb des Büros arbeiten.
- Mobilfunk oder WLAN nicht zuverlässig verfügbar sind.
- Daten direkt am Entstehungsort erfasst werden sollen.
- Papierformulare oder Excel-Listen heute nachträglich übertragen werden.
- Fotos, Unterschriften oder Standortdaten Teil der Dokumentation sind.
- unterschiedliche Geräte unterschiedliche Formulare benötigen.
- eingehende Meldungen anschließend zentral ausgewertet werden sollen.
Nicht am Whiteboard erfunden.
Actadeck entstand aus einem Digitalisierungsprojekt einer Hilfsorganisation. Ziel war es, bestehende Dokumentationsprozesse von Papier und Tabellen auf eine gemeinsame digitale Plattform zu bringen.
2025 wurde der erste Prototyp entwickelt. Seit Juni 2026 wird Actadeck bei der DLRG Radolfzell produktiv für die Einsatz- und Fahrtenbuchdokumentation eingesetzt.
Die Erfahrungen aus der praktischen Nutzung fließen in die Weiterentwicklung der Plattform ein.
Häufige Fragen zu Offline-Formularen
Weitere Antworten finden Sie in den häufigen Fragen zu Actadeck.