Für Organisationen mit
sensiblen Daten gebaut.
Actadeck verarbeitet Daten dort, wo sie entstehen: auf mobilen Geräten, im Portal sowie in der gewählten Serverumgebung. Datenschutz, Verschlüsselung und kontrollierbare Betriebsmodelle sind deshalb von Anfang an Teil der Plattform.
Sie entscheiden, ob Sie Actadeck als betreute SaaS-Lösung oder in einer eigenen Instanz betreiben möchten.
Ihre Daten sind sowohl auf dem Gerät als auch bei der Übertragung geschützt.
Bei der mobilen Dokumentation werden auch viele persönliche und vertrauliche Daten verarbeitet. Actadeck schützt sie deshalb bereits auf dem Gerät. So sind sie sowohl bei der Offline-Nutzung als auch bei der späteren Synchronisation geschützt.
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Verschlüsselte lokale Daten
Formulare und erfasste Daten liegen auf dem mobilen Gerät in einer verschlüsselten lokalen Datenbank.
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Verschlüsselte Kommunikation
Die Übertragung zwischen Mobile App, Portal und Backend erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen.
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Offline ohne externe Dienste
Die benötigten Formulare stehen direkt auf dem Gerät bereit. Für die Erfassung ist keine permanente Verbindung zu externen Diensten notwendig.
Sie können Actadeck flexibel nach Ihren Anforderungen betreiben.
Nicht alle Organisationen haben die gleichen Anforderungen an Hosting und Infrastruktur. Deshalb kann Actadeck in unterschiedlichen Betriebsmodellen eingesetzt werden.
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Actadeck SaaS
Wir übernehmen den technischen Betrieb der Plattform. Die Infrastruktur läuft auf Servern in Europa.
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Eigene Instanz
Sie behalten die Kontrolle über die Infrastruktur und integrieren die Plattform in Ihre bestehenden Betriebsprozesse.
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Hosting nach Ihren Vorgaben
Eine eigene Instanz läuft in Ihrer Infrastruktur oder bei einem Hoster Ihrer Wahl – auch bei besonderen internen Vorgaben.
Datenhaltung in Europa. Bei der SaaS-Variante werden die Daten auf Servern in Europa verarbeitet. Das Hosting und die Datenhaltung bleiben transparent und unnötige Übertragungen an außereuropäische Plattformanbieter entfallen.
Zugriff steuern. Änderungen nachvollziehen.
Nicht jeder Benutzer darf auf alle Bereiche zugreifen. Bei dokumentationspflichtigen Prozessen muss sich außerdem nachvollziehen lassen, was im System passiert ist.
Rollen und Berechtigungen
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Zugriff gezielt steuern
Berechtigungen werden abhängig von Rolle und Aufgabe vergeben.
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Administration und Erfassung trennen
Benutzer der mobilen App benötigen keinen administrativen Zugriff auf das Portal.
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Zuständigkeiten zentral verwalten
Berechtigungen und Zuständigkeiten lassen sich zentral im Portal pflegen und nachvollziehen.
Audit-Log und Versionierung
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Audit-Log
Relevante Aktionen und Änderungen werden protokolliert und lassen sich für administrative Prüfungen nachvollziehen.
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Versionierte Formulare
Änderungen überschreiben den bisherigen Stand nicht, sondern erzeugen eine neue Version. Ein Tablet, das sich noch im Offline-Modus befindet und eine alte Formularversion verwendet, kann weiterhin seine Daten senden.
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Kontrollierte Freigabe
Neue Formularversionen werden gezielt freigegeben und anschließend auf die vorgesehenen Geräte verteilt.
Klare Zuständigkeiten, kurze Datenwege.
Technische Maßnahmen sind nur ein Teil des Datenschutzes. Actadeck soll so betrieben werden, dass die Verantwortlichkeiten, die Datenhaltung und die Zugriffe jederzeit nachvollziehbar sind.
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Auftragsverarbeitung
Für die SaaS-Nutzung können die erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung bereitgestellt werden. Je nach Betriebsmodell lassen sich die organisatorischen Anforderungen individuell berücksichtigen.
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Daten nur dort speichern, wo sie gebraucht werden
Formulare werden gezielt auf die vorgesehenen Geräte verteilt. Nicht jedes Gerät erhält Zugriff auf alle Formulare und Prozesse. Administrative Funktionen bleiben auf das Portal und berechtigte Benutzer beschränkt.
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Eigenständige Plattform
Für die mobile Erfassung, Synchronisation und Verwaltung sind keine zusätzlichen Formular- oder Cloud-Dienste erforderlich. Dadurch werden Abhängigkeiten von Drittplattformen reduziert und die Datenwege bleiben überschaubar.
Anforderungen gemeinsam klären.
Jede Organisation hat andere Vorgaben in Bezug auf Datenschutz, Hosting und IT-Betrieb. Vor dem Einsatz klären wir gemeinsam, welches Betriebsmodell und welche Konfiguration am besten geeignet sind.
- Hosting und Datenstandort
- Benutzer- und Berechtigungskonzept
- Auftragsverarbeitung
- Backup und Wiederherstellung
- Lösch- und Aufbewahrungskonzepte
- Update- und Betriebsprozesse
- Integration in bestehende IT-Strukturen